Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten Kielikoulu Nuevo Mundo Oy käsittelee asiakkaiden, asiakasyritysten yhteyshenkilöiden, palvelujen käyttäjien ja muiden rekisteröityjen henkilötietoja.
Henkilötietoja käsitellään palvelujen tuottamiseen, asiakassuhteiden hoitamiseen, yhteydenpitoon, laskutukseen, palvelujen kehittämiseen ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen liittyvissä tarkoituksissa.
Tämä sivu korvaa aiemman rekisteri- ja tietosuojaselosteen sisällön selkeämmällä ja ajantasaisemmalla rakenteella. Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä, mukaan lukien EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.
1. Rekisterinpitäjä
Kielikoulu Nuevo Mundo Oy
Arabiankatu 12
00560 Helsinki
Sähköposti: info@knm.fi
Puhelin: 040 506 2398
2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Rekisteriasioihin liittyvissä kysymyksissä voit ottaa yhteyttä Kielikoulu Nuevo Mundo Oy:hyn.
Yhteyshenkilö: Alejandro Jover
Sähköposti: alejandro.jover@knm.fi
Puhelin: 040 506 2398
3. Rekisterin nimi
Kielikoulu Nuevo Mundo Oy:n asiakasrekisteri.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Käsittelemme henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin ja asianmukaisiin tarkoituksiin. Henkilötietoja voidaan käsitellä muun muassa seuraaviin tarkoituksiin:
- asiakassuhteiden hoitaminen ja ylläpitäminen
- kielikoulutusten, käännöspalvelujen ja tulkkauspalvelujen toteuttaminen
- tarjouspyyntöihin, yhteydenottoihin ja tilauksiin vastaaminen
- palvelujen suunnittelu, toteutus, seuranta ja kehittäminen
- laskutus, maksujen seuranta ja kirjanpito
- asiakasviestintä ja palveluihin liittyvä tiedottaminen
- myynti ja markkinointi sovellettavan lainsäädännön mukaisesti
- lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen
5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet
Henkilötietojen käsittely perustuu tilanteesta riippuen esimerkiksi sopimuksen täytäntöönpanoon, rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, lakisääteiseen velvoitteeseen tai rekisteröidyn antamaan suostumukseen.
Oikeutettu etu voi liittyä esimerkiksi asiakassuhteen hoitamiseen, palvelujen kehittämiseen, asiakasviestintään tai yrityksen toiminnan asianmukaiseen hallinnointiin.
6. Mitä henkilötietoja käsittelemme?
Käsiteltävät tiedot riippuvat siitä, mitä palvelua asiakas käyttää ja millaisessa roolissa henkilö on yhteydessä meihin. Asiakasrekisterissä voidaan käsitellä esimerkiksi seuraavia tietoja:
- nimi ja yhteystiedot, kuten osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
- asiakasnumero tai muu asiakkuuden tunnistetieto
- tilaajaan, yhteyshenkilöön tai asiakasyritykseen liittyvät tiedot
- työnantaja, tehtävänimike ja toimipaikka asiakasyrityksessä
- palveluun liittyvät tiedot, kuten kieli, kielipari, kurssi tai toimeksianto
- kielitaitoon, tavoitteisiin tai koulutustarpeeseen liittyvät tiedot
- tilaukset, sopimukset, tarjoukset ja asiakkuuden historia
- laskutustiedot ja maksamiseen liittyvät välttämättömät tiedot
- asiakasviestintään ja yhteydenottoihin liittyvät tiedot
Tulkkaus- ja käännöstoimeksiantojen yhteydessä voidaan käsitellä myös toimeksiannon toteuttamiseksi tarpeellisia tietoja, kuten kielipari, ajankohta, aihe, toimitustapa, tulkkauspaikka tai valmistautumista tukeva aineisto.
7. Mistä saamme henkilötietoja?
Saamme henkilötietoja ensisijaisesti asiakkaalta, tilaajalta, asiakasyrityksen yhteyshenkilöltä tai henkilöltä, joka ottaa meihin yhteyttä. Tietoja voidaan saada esimerkiksi tarjouspyyntöjen, ilmoittautumisten, sähköpostiviestien, puhelujen, lomakkeiden, sopimusten tai palvelun toteuttamisen yhteydessä.
Joissakin tilanteissa tietoja voidaan saada myös asiakasorganisaatiolta, viranomaiselta tai muulta toimeksiannon kannalta asianmukaiselta osapuolelta.
8. Henkilötietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Henkilötietoja voidaan luovuttaa vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen palvelun toteuttamiseksi, sopimuksen täyttämiseksi, lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai muun asianmukaisen perusteen nojalla.
Tulkkaustoimeksiannoissa toimeksiannon kannalta välttämättömiä tietoja voidaan antaa tulkille, jotta tulkkaus voidaan järjestää ja toteuttaa asianmukaisesti. Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi tulkkaustilanteen aihe, ajankohta, kielipari, yhteystiedot ja tarvittavat valmistautumistiedot.
Henkilötietoja voidaan käsitellä myös teknisten palveluntarjoajien, järjestelmätoimittajien tai muiden käsittelijöiden avulla. Tällöin varmistamme, että tietoja käsitellään sovellettavan tietosuojalainsäädännön ja sovittujen tietoturvakäytäntöjen mukaisesti.
9. Siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Lähtökohtaisesti henkilötietoja käsitellään EU:n tai ETA:n alueella. Jos henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, siirrot toteutetaan vain sovellettavan tietosuojalainsäädännön sallimilla perusteilla ja asianmukaisia suojatoimia käyttäen.
10. Rekisterin suojaus
Henkilötietoja käsitellään huolellisesti ja luottamuksellisesti. Käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta käytöltä, muuttamiselta, hävittämiseltä tai luovuttamiselta.
Tietojen käsittely on rajattu henkilöihin, joilla on työtehtäviensä perusteella oikeus käsitellä kyseisiä tietoja. Käyttöoikeuksia hallitaan ja tietoja käsitellään vain siinä laajuudessa kuin palvelun toteuttaminen tai muu hyväksyttävä käsittelytarkoitus edellyttää.
11. Tietojen säilytysaika
Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen niiden käyttötarkoituksen, asiakassuhteen, sopimuksen, laskutuksen, kirjanpidon, oikeudellisten vaatimusten tai lakisääteisten velvoitteiden kannalta.
Arvioimme henkilötietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti. Kun henkilötietoja ei enää tarvita, ne poistetaan tai anonymisoidaan asianmukaisesti.
12. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä ja käyttää omia tietosuojaoikeuksiaan. Oikeudet voivat sisältää muun muassa:
- oikeuden saada pääsy omiin henkilötietoihin
- oikeuden pyytää virheellisten tietojen oikaisemista
- oikeuden pyytää tietojen poistamista tietyissä tilanteissa
- oikeuden pyytää käsittelyn rajoittamista
- oikeuden vastustaa käsittelyä tietyissä tilanteissa
- oikeuden siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, kun edellytykset täyttyvät
- oikeuden peruuttaa suostumus, jos käsittely perustuu suostumukseen
Suomen tietosuojavaltuutetun toimiston mukaan rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten henkilötietojen oikaisemista ja puutteellisten tietojen täydentämistä.
13. Oikeuksien käyttäminen
Voit käyttää tietosuojaoikeuksiasi ottamalla yhteyttä rekisteriasioiden yhteyshenkilöön. Pyynnössä tulee yksilöidä, mitä oikeutta pyyntö koskee ja mitä henkilötietoja pyyntö koskee.
Tarvittaessa voimme pyytää lisätietoja henkilöllisyyden varmistamiseksi ja pyynnön käsittelemiseksi. Vastaamme pyyntöihin sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisessa määräajassa.
14. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, hänellä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto.
15. Tietoturva ja salassapito
Tietoturva ja salassapito ovat keskeinen osa toimintaamme. Palveluihimme voi liittyä luottamuksellista tietoa, kuten asiakas-, koulutus-, tulkkaus-, käännös- tai laskutustietoja.
Tulkkaus- ja käännöspalveluissa käsiteltävät tiedot voivat olla erityisen arkaluonteisia. Tämän vuoksi toimeksiantoihin osallistuvat henkilöt käsittelevät tietoja luottamuksellisesti ja vain toimeksiannon toteuttamisen edellyttämässä laajuudessa.
Tulkkimme ja muut palvelujen toteuttamiseen osallistuvat henkilöt ovat vaitiolo- ja salassapitovelvollisia. Tarvittaessa käytämme salassapitosopimuksia ja muita organisatorisia keinoja tietojen suojaamiseksi.
16. Tietosuojaselosteen muutokset
Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta, jos palvelumme, henkilötietojen käsittelytapamme tai sovellettava lainsäädäntö muuttuvat. Ajantasainen versio julkaistaan verkkosivuillamme.
Päivitetty versio korvaa aiemmat rekisteri- ja tietosuojaselosteen versiot.
